Organizzazione in ufficio: Attenzione alle cose “sempre urgenti” e a quelle importanti !!!

“Le cose davvero importanti sono raramente urgenti e le cose urgenti sono raramente davvero importanti. Le cose poco importanti diventano urgenti per la mancanza di pianificazione”
Dwight D. Eisenhower

 

 

 

Sono stato incaricato dal titolare di una piccola impresa nel settore commercio import export di verificare l’organizzazione del suo ufficio commerciale, poiché secondo lui non gli venivano consegnati i dati  richiesti nei tempi giusti .

Effettivamente il personale risultava impegnato sempre al massimo e talvolta era molto efficace .

Dopo aver fatto un colloquio generale con le persone coinvolte e poi successivamente in modo individuale è venuto fuori una problematica che spesso si trova nelle piccole organizzazioni .

Il famoso” scaricabarili “ , ed anche il fare in maniera efficiente lavori che ormai non servono.

Il fatto abbastanza grave che è stato riscontrato è che il personale preso dalla routine quotidiana lasciava in sospeso dei controlli importanti quali il controllo dei prezzi e delle quantità applicate dai fornitori .
A volte a causa di ciò l’amministrazione si trovava a pagare le riba anche se il controllo non era eseguito nei tempi intercorrenti tra l’emissione ed il pagamento cioè tra i 60-90-120 gg dalla data fattura emessa dal fornitore .

Questo perché?

Perché a mio avviso non esiste in questa piccola azienda una vera e propria responsabilizzazione dei ruoli e questo porta spesso a pensare “ se non lo fa lui perché lo devo fare io” ?

Inoltre il personale d’ufficio aveva abituato tutto il personale operativo incluso anche i terzisti che qualsiasi richiesta facessero all’ufficio commerciale , i dipendenti lasciavano indietro il loro lavoro per fare immediatamente il lavoro “Sempre Urgente” degli altri.

Ho suggerito al personale di tenere sempre una lista delle cose importanti da fare e di valutare poi le cose urgenti facendo anche capire ai colleghi e terzi che se ogni cosa richiesta è un urgenza , forse non è sempre proprio così.

I dipendenti dell’ufficio commerciale una volta finiti i nostri colloqui hanno ripreso motivazione e mi hanno assicurato che faranno l’elenco delle priorità e cercheranno di fare le cose utili affinchè non si lasci indietro sempre le cose importanti .

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