Come faccio a Gestire l’Amministrazione della Mia impresa? Come rispondere ai dubbi di un Piccolo Imprenditore.

“Le aziende prestano troppa attenzione a quanto costa fare certe cose. Dovrebbero preoccuparsi di più di quanto costa non farle. “ Philip Kotler

La prima settimana di maggio 2015 a Massa, tramite un amico, sono venuto a contatto con un “Piccolo ” Imprenditore artigiano (piccolo inteso che l’impresa ha meno di 15 dipendenti), che dopo aver fatto il dipendente , da circa tre anni, ha aperto un’impresa metalmeccanica.

Lui mi ha chiamato poiché doveva acquistare dei macchinari e per questo voleva sapere se c’erano agevolazioni e quali potevano essere le forme di finanziamento più adatte per la sua impresa .
Una volta dato alcuni chiarimenti su quello che secondo me avrebbe potuto fare, ci stavamo salutando, quando gli ho dato un biglietto da visita .
In quel mentre Lui guarda il biglietto, lo gira e lo rigira e poi mi chiede:

“Ma tu Patrizio che cosa fai esattamente nelle Aziende ?”

Io : “ Mi occupo di Controllo di Gestione sia per piccole aziende che per quelle grandi e faccio il formatore per dipendenti, imprenditori e dirigenti.

In pratica cerco di aiutare l’impresa a tenere sotto controllo l’andamento delle varie funzioni aziendali per avere da tutti i responsabili la massima efficienza, controllando costi , cercando di far diminuire gli sprechi e cercando di far sapere in anticipo quello che può accadere da un punto di vista finanziario .

Tutto questo con tecniche e strumenti che ti permettono di dare una direzione verso gli obiettivi che ti proponi. Naturalmente tutto ciò poi va periodicamente verificato.
Per poter implementare tali strumenti di controllo viene insegnato agli incaricati dell’azienda come potere procedere e il tutto viene fatto gradatamente.“

L’Artigiano a questo punto mi fa nuovamente sedere e mi dice:

“ Si ma queste cose vanno bene per le grosse imprese non credo che per la mia piccola impresa si possa fare qualcosa. “

Io: “Guarda ho sperimentato più volte il controllo anche  in piccole imprese  , e nel mio blog puoi anche trovare alcune testimonianze di chi lo ha provato . Occorre adattare il sistema  all’azienda e alle sue caratteristiche, solo così un sistema di controllo base può essere implementato anche ad una piccola azienda.

E’ chiaro che non si possono fare controlli su controlli che ti ingesserebbero l’attività.

Lui: “Io per necessità mi sono trovato a fare l’imprenditore, ma non so un bel niente di gestione aziendale. Mi faccio aiutare da mia moglie che ha studiato ma non ha avuto una vera e propria esperienza in questo campo . Vedo solo ogni tanto i dati del bilancio che mi fa vedere il commercialista e so quante tasse devo pagare . Per il resto vado un pò a occhio.

Non saprei proprio da dove iniziare per prendere in mano la mia gestione.  Anzi ora mi sta entrando, fortunatamente,  del lavoro ma ho paura ad affrontare questa opportunità  poiché non vorrei fare il passo più lungo della gamba .

Io non so in molti casi come comportarmi , non so se i preventivi che faccio possono essere giusti, non mi rendo conto a metà anno se guadagno o se perdo, non capisco perché nonostante che lavoro 12 ore al giorno ho sempre il conto corrente in negativo .
Ho preso decisioni accettando lavori senza rendermi veramente conto se ciò mi avrebbe portato dei guadagni futuri all’azienda.
L’unico lavoro di amministrazione che mi preoccupo, è di dare i dati all’impiegata amministrativa per fare le fatture . Poi lei fa le fatture e le ricevute bancarie. Mia moglie che si occupa della gestione bancaria, invece,  controlla i saldi bancari e mi informa di quanti soldi ho a disposizione nel conto per rimanere dentro i fidi bancari . A fine mese paghiamo i fornitori sulla base delle fatture registrate nello scadenziario. Ecco, ma ora io non ti saprei dire se il prossimo mese riuscirò a pagare tutti oppure no.”

Io : “Beh da quanto mi dici ti occorre capire un po’ di più sulle basi per gestire un’azienda da un punto di vista amministrativo.
Non posso pensare di farti diventare un amministrativo visto che ti occupi di tutt’altro  , ma vorrei riuscire a darti qualche strumento basilare in modo tale da non farti trovare a gestire l’amministrazione al buio, per arrivare per gradi ad una amministrazione consapevole che ti permetta di conoscere la redditività in anticipo oltre che farti sapere  dove andrai a sbattere finanziariamente .”

Lui : “Si ma come si potrebbe fare ? Per poter fare questa cosa potrei affiancarti l’impiegata per una parte, ma vorrei imparare anch’io qualcosa degli strumenti gestionali e vorrei che imparasse anche mia moglie soprattutto per la parte operativa.”

Io : L’intervento può essere fatto in azienda in orari soliti di lavoro , ma ho esperienza ormai per fare buona parte del lavoro online sia tramite software che permettono di gestire addirittura i file direttamente nel tuo computer a distanza o tramite software in cloud.  Naturalmente in questo modo ci possiamo gestire più facilmente gli orari . Infatti ho gestito in questo modo clienti fuori zona e si può lavorare benissimo.

Lui : “Si ma quanto mi costa? “
Io: “Naturalmente se si riesce a fare buona parte del lavoro online il tuo costo è molto ridotto , oltre al fatto che pianificando costi , entrate ed uscite probabilmente andrai a risparmiare anche oneri finanziari che ti fanno ripagare in parte un intervento consulenziale . Comunque velocemente ti farò poi un preventivo.”

Detto questo, con una bella stretta di mano, ci siamo salutati con la promessa reciproca di risentirci presto .

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