L’altra mattina mi trovavo in un ufficio di una azienda e il Titolare dell’impresa ha chiesto ad un impiegato di fare una e-mail per una comunicazione da far arrivare al fornitore urgentemente.
Cosa c’è di strano ? Sembrerebbe niente !!!
In realtà, una cosa normalissima ,di routine, che solitamente non avrebbe impegnato l’incaricato più di 3 minuti, è diventato un problema che ha creato scompiglio in ufficio per più di un’ora per 4 persone coinvolte.
Perchè?
Perché la cartella contenente i documenti necessari al fine di prendere i dati e trascriverli sulla mail , in quel momento preciso che servivano, non erano al loro posto.
Per mesi e mesi quella cartella di colore rosso è rimasta sempre e solo unicamente nel solito posto e chiunque la usava poi la rimetteva al suo posto .
Ma quel giorno quell’importante cartella rossa , non era dove avrebbe dovuto essere .
Quindi un collega chiede all’altro collega aiuto a cercare la cartella . Alla fine i compagni di lavoro alla ricerca della cartella erano quattro.
Dopo un’ora di ricerche e “imprecazioni “ la cartella non viene fuori .
Casualmente entra in ufficio un dipendente di nome D. che si occupa di tutt’altre cose , chiede ai colleghi che cosa stesse succedendo ed uno di loro gli dice cosa stanno cercando. A quel punto a D. viene in mente che il giorno precedente aveva visto la collega M. che aveva in mano quella cartella.
I colleghi che stavano cercando i documenti si sono guardati , sono entrati nell’ufficio di M . che in quel giorno era in ferie , ed hanno trovato sotto ad altri fogli la famosa Cartella Rossa contenente i documenti necessari per fare la mail richiesta dal Titolare.
Ora questa storiella successa realmente , quante volte in modo simile sarà accaduta in altri uffici?
E se questa storia poi la ribaltiamo in un officina dove al posto della cartella abbiamo degli attrezzi , quante volte sarà successo qualcosa di simile che fa perdere tempo ?
Tutto questo può succedere , è umano, però da un punto di vista aziendale questi sono COSTI , ovvero sono SPRECHI .
La metodologia delle 5S combatte questa tipologia di sprechi, e per questo può rivelarsi utile .
Ora, nel nostro caso in ufficio, fortunatamente la cosa si è risolta con poco più di 1 ora per 4 persone quindi il costo di inefficienza può essere stimato per il costo orario di 1 ora per ogni dipendente , più gli eventuali straordinari che gli stessi lavoratori hanno fatto per recuperare del lavoro arretrato per colpa di questa inefficienza.
E’ chiaro che se mettiamo insieme tutti gli sprechi tipo questo in un contesto generale aziendale alla fine dell’anno si può ottenere un numero un po’ più significativo.
Prova a verificare se in azienda ci sono sprechi simili …
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