“Il tipo di spreco più pericoloso è quello che non siamo in grado di riconoscere”
Shigeo Shingo
Riprendo il tema degli sprechi come già iniziato nell’articolo “Sprechi Aziendali:Ma è argomento per tutte le imprese?”
Nell’articolo Avevo scritto che avremo ripreso con dei racconti reali alcuni dei quali raccontati dal Presidente della piccola cooperativa protagonista nel precedente post.
Questo semplice episodio per dire che gli sprechi si possono rilevare in qualsiasi realtà, non solo nelle grandi imprese.
Siamo a novembre 2010 in un ufficio dove tra gli altri si svolgono anche servizi commerciali.
Qui lavorano tre persone , 2 impiegate ed un responsabile commerciale .
Oltre ai computer uniche attrezzature sono stampanti ed una macchina fotocopiatrice unica che funge sia da fax che stampante .
La spia del toner della macchina stampante , fax e fotocopiatrice , segnava che l’inchiostro era in esaurimento.
Delle due impiegate che vi lavorano una crede che i Toner ci sono , l’altra crede che la collega se ne sta occupando .
Succede che la fotocopiatrice smette di funzionare.
Una di loro chiama la ditta che ha venduto la macchina fotocopiatrice che purtruppo da qualche giorno ha chiuso e non si riesce a trovare nessuno. Allora l’impiegata ha l’idea di rivolgersi ad un negozio specializzato di rigenerazione toner e cartucce .
Era mercoledì ed il commerciante dice che farà al più presto ma pensa che entro il venerdì si dovrebbe essere a posto.
In realtà il venerdì arriva una mail che dice che non è possibile la consegna dei toner e quindi questa va rimandata alla settimana dopo .
All’arrivo dei materiali essi vengono inseriti nella macchina fax fotocopiatrice , che continua però a non funzionare.
A questo punto il responsabile dell’ufficio riesce a contattare il tecnico della vecchia ditta venditrice e chiede l’intervento.
Ripassano altri 2 giorni ed il tecnico va a verificare il danno .
Egli riscontra che il toner è sbagliato in quanto manca all’interno di esso un chip che avrebbe permesso di funzionare .
Il giorno stesso viene notificato al venditore di toner riciclati il problema il quale si fa carico subito del disguido ed ordina immediatamente al suo fornitore un nuovo toner facendogli presente questa volta il problema tecnico riscontrato.
Chi ha rigenerato il toner ammette l’errore e il giorno dopo ne fa arrivare uno nuovo che finalmente permette di sistemare la questione.
Per fortuna ci sono le e-mail e gli scanner , e molte pratiche sono state sistemate grazie a questi mezzi.
Un grosso problema però si è creato ugualmente infatti un corrispondente che aveva bisogno di un preventivo per una pratica importante , aveva inviato un fax senza avvisare con e mail o telefonicamente l’ufficio commerciale.
Il fax ha memorizzato il tutto ma non era stato possibile stamparlo nel periodo utile.
Quindi si è persa l’occasione di fare una importante offerta per una sostanziale considerevole cifra .
Quanto tempo, possibilità di offerte per clienti , quindi soldi buttati per una semplice inefficienza per una una mancata accortezza nell’ordinare un Toner ???
Ora immagina una realtà più grossa anche in altri settori con altri materiali o macchinari che problematiche può creare una mancata prevenzione .
Pensi che questi esempi non siano frequenti?
Se tiriamo le somme per questo banale errore che ha creato inefficienze in ufficio, quanto è stato il costo “sconosciuto “, oltre naturalmente aver comportato una spesa per il tecnico che ha riscontrato il problema .
Credi che esempi simili in altri settori , in altre organizzazioni più grosse non accadano ?
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